『報連相』がない社員にはルールを設けましょう
上司と 社員の関係で絶対に欠かせないのが『報連相』です。
情報共有がうまくされなかったことで不祥事が拡大し、大問題に発展してしまうこともあります。
どうすれば社員と必要な情報をうまく共有できるのでしょうか。
・社員との情報共有ができない上司
多くの企業で若手社員向けに情報共有の大切さを認識させる『報連相』の研修が行なわれています。
社員からの『報連相』は上司とって重要です。
この認識を社員には早い段階から見つけてもらうことはとても大事です。
ところが管理職の間では多くの上司から社員との情報共有ができていない、という悩みが出てきます。
『こちらから聞かないと社員からは一切、報連相してこない。もっと早く会おうねそうしていればあんな大事にならずに済んだのに・・・』
このように、情報共有に関してはやむことなく課題があがってきます。
本当に社員側のミスや怠慢が、上司との情報共有ができない原因なのでしょうか？
・優先度はその都度確認しましょう
社員側の研修でもその際上司との情報共有について感じることは？という質問をしてみると、どの企業でも
『上司に対して報連相しにくい雰囲気がある』
という返答が圧倒的に多く出てくるようです。
だとすれば、情報共有不足を解決するためには『報連相がしにくい雰囲気』を変えていくことが必要です。
そのためにの3つのルールがあります。
・いつ行うのか？
・何で行うのか？
・という情報が優先順位が高いのか？
ということをこのから社員に伝え、ことを仕組み化することです。
『いつ行うのか？』は常にいつでもなのか、休憩時なのか、それとも朝礼や会議でいいのかを決めておきます。
『何で行うのか？』は口頭なのか、メールなのか、電話なのかを決めておきます。
そして一番重要なのが『どういう情報が優先順位が高いのか？』です。
情報の優先順位は数値化しづらい部分があり、各人の心の中での判断になってくる部分が多々あります。
上司にとっては『その情報は後でいいよ』と感じていても、社員にとっては『これは今すぐ報告しないといけない』と感じるケースが往々にしてあります。
こうした認識の違いを埋めるには、面倒でもその都度確認しあうということです。
情報共有をしてくれた社員に対して、『その情報が非常に大切だから急いてくれて助かるよ』『その情報はいったん保留にして今日の夕方もう一度聞かせてくれるかな』と言うことで、社員の心の中では『こういう情報は優先順位が高いんだな』『この手の情報は後回しでも問題なさそうだ』と、上司と社員の優先度の認識の違いがうまっていきます。
×：なぜもっと早く言わなかったんだ！
社員も早く言ったほうがいいということは十分わかっています。
しかし上司側でで報連相しにくい雰囲気を作り出していることが、実行できない原因です。
○：報連相は大切だから、大事だと思う情報いつでも言ってくれ
